Documento de inventario

1) ¿ Qué hace?

Permite el uso de los documentos que se encuentran configurados en el sistema

2) ¿ En dónde está ubicada?

Esta funcionalidad se encuentra ubicada en:

• ERPPyme
• Facturación y POS
• Movimientos
• Documentos

3) ¿ Cómo se configura?

Una vez haya accedido, el sistema abrirá una nueva ventana donde podrá seleccionar el documento a trabajar, estos documentos son los configurados desde Tipos de documentos. Una vez halle el documento requerido haga doble clic sobre este para empezar a trabajar en él.

En caso que se tenga configurado en configuración de inventarios/POS, el sistema despliega  un listado de documentos con interfaces contables que aún no se han contabilizado, en caso de no querer ver este listado marque la opción "NO volver a mostrar por hoy" y cierre la ventana.

El sistema despliega la ventana del documento como se muestra en la siguiente ilustración:

La ventana presenta las siguiente opciones:

1- Opciones de navegación:

El sistema ofrece opciones de navegación entre documentos, estas se encuentran en la parte superior izquierda y en la parte inferior derecha de la ventana, estas son:

• Anterior y Siguiente: Para navegar entre los documentos según sus consecutivos.

• Buscar: Permite buscar de manera sencilla algún documento creado previamente.

Para buscar un documento, se deben elegir criterios de búsqueda:

• Rango de fechas de creación.

• Número de documentos.

• Bodega.

• Tercero.

• Documento

Una vez configurados los filtros y haber dado clic en "Aceptar", el sistema lista los documentos que cumplan con los criterios de búsqueda, seleccione el deseado y haga clic en "Seleccionar" para abrirlo.

• Ir a documento: Ubicado en la parte inferior derecha de la ventana del documento. En caso de conocer el consecutivo o número del documento se puede ingresar en este campo y el sistema ubicará el documento asociado.

2- Información de estado:

Muestra información del status del documento, los posibles son.

• Anulado.

• Impreso.

• Cartera (En CXC).

• En CXP.

• Pagado (en este caso se mostrará los valores y formas de pago).

3- Cabecera del documento:

Contiene la información con la cual se registrará el documento, los campos que la componen son.

• Número: Consecutivo del documento, el sistema lo genera automáticamente.

• Fecha del documento.

• Campos: Los campos que se soliciten en el documento serán los configurados en tipos de documentos.

• Crear documento nuevo.

• Modificar cabecera: Opción habilitada en caso de querer modificar la cabecera después de su creación.

• Anular documento.

• Eliminar documento.

• Número de factura: (Aplica a documentos tipo compra), Máximo treinta caracteres.

• Duplicar documento: El sistema permite duplicar un documento de inventario. Al dar clic sobre el botón (Duplicar), el sistema despliega una ventana como la que se muestra en la siguiente ilustración:

Al duplicar documento se toma las observaciones registradas y se sugiere la fecha del sistema.

En la parte superior de la ventana, se muestran los datos del documento actual. El sistema permite seleccionar un tercero diferente para el duplicado (en caso de requerirlo). También definir si tomar el centro de costo asignado al tercero, establecer de dónde tomar el IVA (asignado al producto o usado en el documento original), definir fecha para el duplicado, el tipo de documento al que pertenece el duplicado, descripción y número del documento duplicado (si se deja en blanco el sistema asignará el consecutivo automáticamente).

• Adjuntos: Ver Adjuntar Archivos.

• Búsqueda de productos.

• Fuera de los campos configurados en tipo de documentos también se mostrarán las opciones de Obsequios y Domicilios.

4- Movimiento:

Contiene la información del detalle, los movimientos o ítems del documentos, entre sus campos están:(Ver números en Ilustración 4 para ubicación)

• Items: Son los ítems o productos del documento, de cada uno se muestra:

- Número del item.

- Código.

- Descripción.

- Cantidad.

- Unidad.

- Precio Unitario/Costo Unitario.

- Precio Total/Costo Total.

- Descripción.

-Observación: El campo de observación en el ítem se mostrará si el tipo de documento se marcó en el detalle solicitar observación o si el producto que se está registrando tiene marcado en su configuración ‘Requiere descripción adicional’. Ver tipo de documentos

• Adicionar ítem. Al dar clic en el botón "Adicionar", el sistema despliega una ventana como la de la Ilustración 7. El usuario deberá ingresar el producto, la bodega (el sistema sugiere la bodega que el usuario tiene configurada por defecto) y la cantidad (a menos que sea un producto que no maneje cantidad), los demás campos serán los configurados en tipos de documentos. Se debe tener en cuenta que el campo "Precio Unitario", admite como máximo un número de 9 dígitos si y solo si:

• En las opciones de Equipos Autorizados está activada la casilla de verificación en "Tiene lector de código de barras", y

• En el tipo de documento se tiene la opción "Código de barras " en la sección "Al crear detalle del documento solicitar:" activa.

Modificar movimiento.

Eliminar producto del documento.

Filtrar: si desea filtrar entre los productos del documento haga clic derecho sobre el listado.

5-Interface:

Contiene los accesos para las interfaces que se hayan configurado para el tipo de documento.

Contabilizar

Genera la causación del documento, para esto el tipo de documento debe tener interfaz con el módulo contable y solicitar patrón contable en la cabecera. Al dar clic en el botón "Contabilizar", ver imagen a continuación.

NOTAS:

- Si el documento NO se ha contabilizado aun, el sistema solicitará confirmación de la contabilización.

- Si el documento ya se contabilizó, imprimirá la causación de este.

- Si el documento ya esta contabilizado y se hace clic derecho sobre este botón, se reversará el documento, es decir, se eliminará el documento contable, la obligación en CXC y CXP (si tiene -  - interfaz con estos) y el documento ya no estará contabilizado.

- Si el tipo de documento tiene configurado pagar con F8, deberá estar pago antes de contabilizar.

- Si el tipo de documento es nota crédito clientes, abrirá la misma del botón "Especificar factura en cartera".

- Si el tipo de documento tiene marcado mostrar causación se abrirá la ventana de la siguiente ilustración, aquí podrá agregar, modificar o eliminar las líneas, de lo contrario se creará inmediatamente un documento contable

- Cuando se contabiliza una compra, el cruce de anticipo tome varias cuentas de anticipos.

• Especificar factura en cartera: Usado en notas créditos clientes, para seleccionar la factura de venta (en CXC) a la cual se le aplicará la nota.

• Herencia de documentos: Sirve para la interfaz del documento con pedidos o para generar un documento a partir de otro, en caso de que el tipo de documento tenga ambos configurados prima generar un documento a partir de otro por encima de pedidos.

Descuentos en compras para tipos de documento tipo factura factura de compra

Ubicación: Facturación/Tipos de Documentos/Botón "Más"/Sección "General"

Descripción:

Se habilita la opción Aplicar descuento en compras para tipos de documento que sean factura de compra y no manejen costo promedio.

• Por defecto, esta opción estará en NO .
• Solo debe ser en porcentaje

6- Pie de ventana:

Contiene diferentes opciones, estas son:

• Vista: Permite imprimir en pantalla sin cambiar el estado del documento

Impresión

En esta opción se puede imprimir el documento, hay que tener en cuenta que para imprimir se deben tener configurados unos parámetros en Tipos de documentos y Bodega. Esto aplica para los documentos que no se han pagado según la configuración de los parámetros deja imprimir o no sin ser pagado.

Imprimir directamente desde el botón de impresión

Esta opción permite imprimir directamente desde el documento utilizando las siguientes opciones:

• Haga clic derecho en el botón 'Imprimir': Acceda al botón 'Imprimir' en el documento y haga clic derecho sobre él para seleccionar la opción de imprimir directamente.

Atajos de teclado:

• F7: Para realizar una impresión normal.
• Shift+F7: Para realizar una impresión directa.

Ubicación de la funcionalidad:

• Ruta de Acceso: ERPPyme > Facturación > Documentos > Imprimir

• Imprimir ítems pendientes: Imprime un listado de los ítems agregados aún no impresos, para mas información ver Configuración de inventarios.

• Ayuda.

• Asignar porcentaje de descuento.
• Salir.

Impresión código de barras

Al momento de imprimir la factura, se muestre el código de barras de los productos que contiene la misma.

Esta funcionalidad se encuentra en: Inventarios/Documentos/Botón imprimir

7- Barra de valores:

Muestra la información desglosada del valor del documento, es decir: Total, Cantidad, Bruto, Descuento, Subtotal, Base, Valor IVA o Valor Ipoconsumo.

8- Pago con F8:

Si el tipo de documento esta configurado para se pago con F8, al presionar esta tecla el sistema abrirá la ventana de la siguiente ilustración:

En esta ventana se muestra un listado de las diferentes formas de pago existentes en el sistema, el usuario podrá distribuir el valor (incluida la propina y número de autorización) en esta a gusto (siempre y cuando el valor sea exactamente igual al del documento), en caso de requerir reversar el pago haga clic derecho en la esquina superior derecha (barra de estado), el sistema solo permitirá reversar el pago si hay una contraseña configurada en los parámetros de configuración pestaña "Otros", como se muestra en la siguiente ilustración:

9- Adjuntar Archivo:

El sistema permite adjuntar archivos a los documentos de inventario. Se debe tener en cuenta que antes de adjuntar un archivo, se debe realizar la configuración especificada en Adjuntar archivo, donde también se presentan más detalles sobre la ventana de gestión de archivos adjuntos mostrada en la imagen del botón de adjuntos.

Realizada la configuración anterior, el sistema permite adjuntar un archivo a un documento de inventario haciendo clic sobre el botón encerrado en rojo en la ventana que se muestra en la siguiente ilustración:

Al dar clic en el botón mencionado, el sistema presenta una ventana como la de la Ilustración 12, desde donde se podrá agregar un archivo adjunto al producto.

Mantenimiento del Botón de Adjuntos Después de Pagar o Contabilizar Documentos: Se ha implementado no desactivar el botón de adjuntos incluso después de realizar el pago o la contabilización de documentos. Esta decisión se basa en la necesidad del usuario de acceder a los archivos adjuntos asociados al documento incluso después de que este haya sido procesado. Es importante destacar que, una vez que el documento ha sido pagado o contabilizado, los archivos adjuntos permanecerán en modo de visualización, sin posibilidad de edición.

Nota

• En la sección de documentos de inventarios, al utilizar la opción de enviar el documento por correo electrónico, se ha implementado la adjunción automática de los archivos asociados a dicho documento. Esta mejora asegura que la información de adjuntos esté disponible en el correo electrónico siempre y cuando este marcado el parámetro en configuración de inventarios documentos como se muestra en la animación.

Lector con Scanner bidimensional

Se ha implementado una opción para la lectura de cédulas mediante un escáner bidimensional. Esta funcionalidad permite tanto la creación como la modificación de terceros en el sistema, facilitando el ingreso automático de datos relevantes extraídos de la cédula escaneada.

La opción se encuentra disponible en la ruta: ErpPyme /Configuración/ Configuración comercial / Pestaña Documentos / Permitir lector de cédulas con Scanner bidimensional.

10- Anticipos:

Cuando a un cliente se le ha realizado un anticipo, este aparece en el documento factura de venta, en el momento de adicionar los datos del cliente, el anticipo se realiza de las siguiente manera:

• Cuando se contabiliza mostrando la contabilización del documento y no pagar con f8 configurado en tipos de documentos muestra el valor del anticipo y valor a cruzar en la captura de contabilizar.

• Cuando no muestra la contabilización y no se paga con f8, en la parte de arriba del documento debajo de cartera muestra el valor del anticipo y el campo de valor a cruzar para ingresar el valor del anticipo a usar.

• Finalmente cuando se paga con f8 en la captura de f8 sugiere el total de factura en el anticipo.

Nota: El valor a cruzar no debe ser mayor al valor del anticipo y el valor a cruzar no debe ser mayor al valor de la factura, anticipos solo debe aparecer en las facturas de venta en los demás documentos no.

Solicitar y Registrar Información de Cambio

Esta funcionalidad permite solicitar y registrar información de cambio/devuelta en documentos que tienen control de precios. Esta opción está disponible excluyendo los tipos de documentos que especifican caja, se pagan con F8 o son notas de crédito.

Restricciones:

El registro solo es posible en documentos que no estén anulados, no pagados, no contabilizados y no enviados a la DIAN.

Ubicación de la funcionalidad:

Ruta de Acceso: Facturación > Tipos de documentos > Botón 'Más'

Descripción de la Configuración: Esta funcionalidad permite solicitar y registrar de cambio/devuelta en documentos bajo las condiciones especificadas, facilitando el manejo de estos procesos en el sistema.

4) ¿ En dónde tiene efecto?

La información de los documentos aquí generados será utilizada por el sistema en la generación de informes, saldos de productos, etc. Por lo cual se recomienda cuidado en la manipulación de estos, así como la restricción de su uso SOLO a personal capacitado.

5) Contenido relacionado

Bloqueo de documentos

Configuración Inventarios/POS

Documento registrado en la BMC

Generar documento a partir de otro

Tipo de documento