Aprobación de documentos

🎯 Propósito de la funcionalidad

Esta funcionalidad permite configurar y controlar los flujos de aprobación que deben seguir los documentos en el sistema.

Con ella, las empresas pueden definir quiénes aprueban, en qué orden y bajo qué condiciones cada tipo de documento, garantizando control y trazabilidad en los procesos.

🧭 Ruta de acceso

Módulo ERPPyme

➡️ ERPPyme → Facturación → Documentos

⚙️ Configuración de la funcionalidad

Antes de usar la aprobación de documentos, se deben definir los flujos de aprobación que establecerán los pasos y usuarios autorizados.

🧩 Definir flujos de aprobación

Ruta:

➡️ ERPPyme→ Facturación → Flujo aprobación documentos

Al ingresar, se abre la ventana donde se crean, modifican o eliminan los flujos.

Opciones disponibles

1. Adicionar: Crea un nuevo flujo.
   • Ingrese el nombre del flujo en Descripción y haga clic en Guardar.
   • ⚠️ Si el campo está vacío o el nombre ya existe, el sistema no permite guardar.
2. Modificar: Cambia la descripción del flujo seleccionado.
3. Eliminar: Elimina un flujo, siempre y cuando no tenga procesos asociados.
4. Listado: Muestra los flujos creados con su código y descripción.
5. Ver procesos del flujo: Abre la ventana donde se configuran los procesos del flujo seleccionado.

🔁 Configurar procesos del flujo

En esta pantalla se definen los pasos o niveles por los cuales pasará un documento hasta ser aprobado o rechazado.

Opciones:

1. Adicionar: Permite crear un nuevo proceso dentro del flujo.
   • Ingrese una descripción y seleccione los usuarios autorizados.
   • Haga clic en Guardar.
   • 💡 Se pueden asignar varios usuarios; basta con que uno apruebe o rechace para avanzar al siguiente paso.
2. Modificar: Edita la información del proceso seleccionado.
3. Eliminar: Borra el proceso seleccionado.
4. Listado: Muestra todos los procesos creados dentro del flujo.
5. Orden: Con las flechas puede definir el orden en que se ejecutarán los procesos.

📄 Asociar el flujo al tipo de documento

Ruta:

➡️ Administración → Tipos de documentos

• Seleccione el tipo de documento a configurar.
• En la pestaña Otros, ubique la opción Flujo de aprobación de documentos asociado.
• Seleccione el flujo que desea usar.

💡 El sistema seguirá el orden de procesos definido en el flujo.

🚀 Uso de la funcionalidad

Cuando el flujo ya está configurado y asociado, el sistema mostrará la información de aprobación dentro de los documentos.

Al crear un documento, en la parte superior aparecerá el cuadro “Aprobación de documentos”, con la siguiente información:

1. Flujo: Nombre del flujo asociado.
2. Proceso: Muestra el proceso actual.
3. Estado: Indica el estado del proceso con los siguientes colores:
   • Gris → En digitación
   • Amarillo → En espera de aprobación
   • Verde → Aprobado
   • Rojo → Rechazado

🔁 Reversar documentos

Cuando un documento está aprobado o rechazado, se habilita el botón Reversar.

• Permite devolver el documento al estado En digitación.
• Se puede agregar una observación (opcional) antes de confirmar.

🧾 Log de aprobación

En el campo Estado, al hacer clic en el botón de tres puntos (…) se abre la ventana “Log aprobación Documento”, donde se puede ver:

1. La información principal del documento.
2. El historial de aprobaciones y rechazos, con detalle de usuario y proceso.

📤 Solicitar aprobación

En la parte superior del documento, haga clic en Acción → Solicitar aprobación.

• Ingrese una observación (opcional).
• Presione Aceptar para enviar el documento a aprobación.

Luego de enviada la solicitud, los usuarios autorizados podrán aprobar o rechazar según su rol en el flujo.

✅ Aprobar o rechazar documentos

1. Haga clic en Aprobar/Rechazar.
2. Se abrirá una ventana con la información del documento.
3. Aprobar: Confirma la aprobación.
   • Si hay más procesos, pasa al siguiente en espera.
   • Si es el último, el documento queda aprobado.
4. Rechazar: Confirma el rechazo.
   • El documento queda rechazado incluso si hay procesos posteriores.

⚠️ Solo los usuarios asignados en el flujo pueden realizar estas acciones.

📋 Vista general – Aprobación de documentos

Ruta:

➡️ (Menú de tres puntos) → Aprobar documentos

Desde esta ventana se pueden consultar, aprobar o rechazar documentos según su estado.

Funcionalidades principales

1. Rango de fechas: Define el periodo de búsqueda.
2. Filtros:
   • Por aprobar/rechazar
   • Aprobados
   • Rechazados
3. Consultar: Muestra los documentos según el filtro.
4. Listado: Presenta los documentos con su información básica.
   • La columna Impreso indica si el documento ha sido impreso.
5. Aprobar/Rechazar: Permite ejecutar la acción directamente.
6. Excel: Exporta los resultados a una hoja de cálculo.
7. Doble clic: Abre el documento seleccionado.
8. Imprimir: Permite imprimir uno o varios documentos seleccionados.

📝 Notas importantes

• En la lista de documentos por aprobar se muestra la observación del proceso anterior.
• Un usuario solo puede rechazar un documento si está asignado en todos los flujos del mismo.
• Si un documento se genera a partir de otro que requiere aprobación, solo se podrán usar documentos aprobados.

📱 Integración con Fuerza de Ventas

Cuando se envía un pedido desde la aplicación Fuerza de Ventas, y este tiene flujos definidos en el ERP, al ser procesado por la pasarela el documento quedará automáticamente en “Esperando aprobación”.