Activos Fijos

🎯 Propósito de la funcionalidad

El módulo Activos Fijos permite gestionar los bienes tangibles de la organización, desde su adquisición hasta su baja, asegurando el correcto control contable, físico y de depreciación.

Facilita la administración de información clave como tipo de activo, ubicación, responsable, vida útil y cuentas contables asociadas.

🧭 Ruta de acceso

➡️ ERPPyme→ Activos Fijos

⚙️ Configuración de la funcionalidad

📝 Nota:

El módulo de Activos Fijos y sus tablas cuentan con permisos por usuario, por lo tanto, solo los perfiles autorizados podrán acceder o realizar modificaciones.

Al ingresar al módulo, el sistema muestra la ventana principal de gestión.

Antes de crear activos fijos, es necesario definir previamente los Tipos de activos, Ubicaciones y Responsables, disponibles en la barra superior de la ventana.

🧩 Tipos de activos

Permiten clasificar los activos fijos según sus características contables y de depreciación.

• Haga clic en Nuevo para crear un tipo.
• Ingrese:
  • Código y descripción del tipo de activo.
  • Indique si es depreciable o no.
  • Defina los meses de vida útil.
  • Asigne las cuentas contables correspondientes:
    • Cuenta de activo.
    • Cuentas para gasto o costo (Débito).
    • Cuenta de depreciación acumulada (Crédito).

Desde esta ventana también es posible modificar, eliminar, imprimir o navegar entre los tipos existentes.

📍 Ubicaciones

Permiten registrar los lugares donde se encuentran los activos (por ejemplo, bodegas, oficinas, áreas de producción).

• Seleccione Nuevo para crear una ubicación.
• Ingrese el código y la descripción.
• Si desea, puede asociar una bodega existente.

También se pueden modificar, eliminar o navegar entre ubicaciones registradas.

👤 Responsables

Identifican a la persona encargada o usuaria del activo.

• Si la empresa cuenta con el módulo de Nómina, los responsables se gestionan exclusivamente desde allí (solo se podrán visualizar).
• Si no se tiene el módulo de nómina, es posible crearlos directamente desde esta ventana:
  • Clic en Nuevo.
  • Ingrese la cédula y el nombre del responsable.

En esta ventana también se permite la modificación, eliminación y navegación entre los registros.

⚙️ Configuración de depreciación

Si desea que el sistema sugiera crear la depreciación automáticamente al momento de registrar un activo:

1. Ingrese a Activos Fijos → Configuración → Registro de Control.
2. En la pestaña Depreciación, active la opción “Al crear activo sugerir crear la depreciación”.
3. Ingrese el tipo de comprobante y el concepto a utilizar.

📅 Periodos de activos fijos

El módulo maneja periodos propios.

Antes de registrar una compra, asegúrese de que el periodo correspondiente esté creado y abierto.

• Ruta: Activos Fijos → Configuración → Periodos
• Desde aquí puede abrir, cerrar o reaperturar periodos.

🧱 Creación de activos fijos

Una vez definidos los tipos, ubicaciones y responsables, podrá crear los activos fijos desde la ventana principal del módulo.

En la parte inferior encontrará las opciones de gestión:

• Adicionar
• Modificar
• Eliminar
• Listar
• ⚠️ Si un activo ya fue depreciado, no se podrá eliminar.

También es posible crear activos fijos desde el módulo de Cuentas por Pagar, al registrar compras relacionadas.

📋 Estructura del registro del activo

La ventana de registro se divide en tres pestañas principales:

🗂️ Pestaña “Datos del activo”

Contiene la información general y de adquisición del bien.

Datos básicos:

• Código de identificación
• Descripción o nombre
• Placa interna
• Referencia, modelo y número de serie
• Código de barras
• Tipo de activo
• Centro de costos
• Vida útil (en meses)

Datos de adquisición:

• Proveedor
• Valor y fecha de compra (el periodo debe estar abierto)
• Orden de compra y documento
• Garantía (en meses)

Datos de localización:

• Bodega (si se asocia una, solo permitirá las ubicaciones de esa bodega)
• Ubicación
• Responsable

💰 Pestaña “Cuentas / Notas / Retiro”

Se organiza en tres secciones:

Cuentas contables:

• Cuenta de depreciación
• Cuenta de gasto

Observaciones:

• Notas generales del activo

Retiro o baja:

• Fecha de salida (al registrar una fecha, el activo se marca como inactivo)
• Motivo de salida

En la parte inferior se muestran los saldos y meses depreciados o por depreciar.

🧾 Informes del módulo

El sistema ofrece dos reportes principales:

1. Relación de activos fijos: Lista los activos registrados, con opción de filtrar por tipo, ubicación, responsable y fecha de adquisición. Permite ordenar por tipo o ubicación.
2. Informe de activos fijos con depreciaciones: Muestra el detalle de las depreciaciones realizadas. Incluye filtros por tipo, bodega, proveedor, responsable, ubicación, centro de costo o cuenta contable. También permite agrupar por tipo de activo, responsable, bodega o proveedor.

🔗 Contenido relacionado

• 💡 [Amortizaciones y depreciaciones]
• 💡 [Cuentas por pagar]