Conteo Físico

🎯 Propósito de la funcionalidad

Esta funcionalidad permite realizar el conteo físico de los productos en las bodegas o almacenes de la empresa.

Su objetivo es comparar las cantidades físicas reales con las registradas en el sistema, y ajustar los saldos del inventario para que reflejen correctamente la existencia actual de los productos.

🧭 Ruta de acceso

Módulo ERPPyme → Pos → Conteo Físico

⚙️ Configuración y uso

1- Conteo

Al ingresar a esta opción, se abre la ventana donde se registrará el conteo a realizar.

Debe ingresar los siguientes datos:

• Año y mes: periodo en el que se realiza el conteo.
• Bodega: almacén donde se hará el conteo.
• Día: fecha exacta del conteo.

Luego, haga clic en Entrar.

El sistema abrirá una nueva ventana para registrar el conteo por producto.

En esta ventana podrá:

• Crear nuevas tarjetas para cada producto contado.
• Ingresar el número de tarjeta (se genera automáticamente, pero se puede editar).
• Indicar el número de conteo (el sistema permite hasta 5 conteos para validar diferencias).
• Registrar el producto y la cantidad física encontrada.
• Hacer clic en Agregar para guardar y continuar con el siguiente producto.

Una vez finalizado, seleccione Cerrar para visualizar todas las tarjetas creadas y sus cantidades.

Desde allí podrá navegar entre ellas y, si es necesario, cambiar la fecha o iniciar un nuevo conteo.

2- Imprimir tarjetas

Permite generar e imprimir las tarjetas o formatos de conteo físico para diligenciar manualmente durante la toma de inventario.

Opciones de impresión:

• Filtrar por tipo de producto o subgrupo.
• Ordenar por grupo o descripción.
• Seleccionar formato: Tarjetas para inventario físico (por ejemplo, formato Minerva).

3 Ajuste

Esta opción permite visualizar y aplicar los ajustes al inventario según las diferencias encontradas en el conteo físico.

Pasos recomendados:

1. Ingrese la fecha del conteo (año, mes y día).
2. Seleccione la bodega o almacén donde se realizó el conteo.
3. En Modo de ajuste, seleccione primero Chequeo.
   • El sistema mostrará un informe con tres columnas:
     • Cantidad en el sistema
     • Cantidad física
     • Diferencia o ajuste
   • Si la cantidad física es mayor, se genera una entrada.
   • Si es menor, se genera una salida.
4. Puede imprimir el informe de chequeo.
5. Una vez validado, seleccione el modo Definitivo, elija un concepto y confirme el ajuste. El sistema generará automáticamente los documentos de inventario (entradas o salidas) correspondientes.

4 Importar conteo físico

Permite importar los datos del conteo desde un archivo .TXT, útil cuando se realiza el conteo en dispositivos externos o plantillas.

Debe:

• Seleccionar el archivo .TXT con los datos.
• Cargarlo en el sistema.
• Ejecutar la importación para registrar las cantidades.

5 Borrar conteo físico

Permite eliminar o cambiar la fecha de un conteo físico existente.

• Si selecciona Cambiar, podrá modificar la fecha.
• Si selecciona Borrar, el sistema eliminará el conteo completo.

6 Nuevo conteo

Permite realizar un nuevo conteo sobre los mismos productos ya contados, en caso de inconsistencias o diferencias entre los conteos anteriores.

7 Listado de conteo

Genera informes o reportes del conteo físico realizado.

Puede aplicar filtros (por bodega, grupo, producto, etc.) e imprimir el resultado para control y archivo.

📊 Dónde tiene efecto

El conteo físico impacta directamente el inventario de productos del sistema.

Una vez aplicados los ajustes definitivos, las cantidades registradas en el sistema reflejarán el inventario real existente en las bodegas o almacenes.